워크플로우는 개별적인 단계별 작업으로 구성되어 있으므로 다이어그램이나 순서도를 통해 쉽게 시각화할 수 있습니다. 프로세스 매핑 이라고도 하는 워크플로우 매핑은 전체 워크플로우 프로세스에 대한 심층적인 이해를 제공하여 최적화 및/또는 전체 자동화나 부분 자동화를 실현할 수 있도록 합니다.
워크플로우 다이어그램 작성 단계:
- 매핑할 프로세스를 결정합니다. 일부 유형의 워크플로우에는 매개변수가 매우 좁고 내부 프로세스의 변화가 거의 없는 독립적인 워크플로우도 있고, 더 느슨하게 정의된 워크플로우도 있습니다. 가장 큰 영향을 미치려면 결과 달성에 어려움을 겪고 있는 프로세스나 고객 만족도에 영향을 미치는 프로세스를 우선순위로 지정할 수 있습니다.
- 정보를 수집하고 이해 당사자를 식별합니다. 최적화하려는 프로세스에 대해 깊이 있는 지식을 가진 인력을 모읍니다. 이렇게 모은 해당 분야 전문가(SME)는 이해 당사자, 단계 순서, 타임라인, 리소스 등 프로세스의 핸드오프가 발생하는 지점에 대해 더 자세한 설명을 제공합니다. 또한, 병목 현상과 중복 등 효율성을 저하시킬 수 있는 일부 문제 영역을 강조할 수도 있습니다. 프로세스의 이 단계에서는 프로세스와 관련된 모든 정보를 문서화하려 합니다.
- 워크플로우 단계를 간략하게 설명합니다. 현재 프로세스의 시작 위치와 끝 위치, 그 사이의 단계 순서를 결정합니다. 세부 사항의 수준은 다양할 수 있지만 일반적으로 입력, 출력, 메트릭, 이해 당사자에 대한 정보가 포함됩니다.
- 워크플로우 프로세스를 순서도로 나타냅니다. 워크플로우 도구는 문서화에 이상적이며 종이가 필요 없는 중앙 집중식 공간을 제공하여 팀원들이 프로세스 정보를 쉽게 공유하고 액세스할 수 있습니다. 이 단계에서는 프로세스의 중복을 더 쉽게 확인할 수 있어 주어진 프로세스를 간소화하는 방법을 촉진합니다.
- 피드백을 받습니다. 이해관계자와 함께 이 워크플로우 템플릿을 검토하여 검증 및 피드백을 받습니다. 팀은 오류나 병목 현상이 자주 발생하는 영역을 파악하여 단계의 통합, 제거 또는 재정렬 등 프로세스 개선에 대해 함께 조정할 수 있습니다. 이 단계에서 지속적인 개선을 위한 식스 시그마 및 카이젠(Kaizen) 철학 등 널리 사용되는 프로세스 방법론을 적용할 수도 있습니다.
- 순서도를 완성합니다. 여기에는 피드백에 따른 조정이 포함되어야 합니다. 워크플로우 엔진은 팀이 운영되는 방식을 부분적으로 자동화하여 개인이 특정 프로세스의 다음 작업으로 진행하도록 합니다.
