1. 프로세스 모델링
프로세스 모델링은 BPM에서 사용되는 방법으로, 비즈니스 프로세스를 시각적으로 나타내는 모델링 도구를 활용하여 설계하고 문서화하는 과정입니다. 이를 통해 프로세스의 구조와 흐름을 명확하게 이해하고 전달할 수 있으며 프로세스 모델링은 다양한 도구와 표기법을 활용하여 표현합니다.
대표적으로는 플로우차트와 BPMN(Business Process Model and Notation)이 사용되는데 플로우차트는 간단한 기호와 화살표를 사용하여 프로세스의 단계와 결정 흐름을 나타내고 프로세스의 단계적인 진행과 조건에 따른 분기 등을 시각적으로 표현할 수 있습니다.
그에 반해 BPMN은 더 구조화된 방식으로 프로세스를 모델링하는 표기법입니다. 이는 프로세스의 시작과 끝, 작업 흐름, 의사 결정 포인트, 이벤트 등을 그래픽 요소로 표현하며, 프로세스의 구조와 동작을 상세히 기술할 수 있습니다.
BPMN은 각각의 요소와 관계를 정의하는 명확한 규칙을 가지고 있어 다양한 이해 관계자들 간의 의사소통과 프로세스 분석에 도움을 주며 프로세스 모델링은 프로세스의 단계, 작업 흐름, 의사 결정 점 등을 시각화하여 비즈니스 프로세스를 명확하게 설명하고 문서화하는 역할을 합니다.
이를 통해 프로세스 참여자들은 프로세스의 흐름과 역할을 이해하고, 프로세스 개선 및 변경을 위한 기반을 마련할 수 있습니다. 또한 모델링된 프로세스는 이후의 분석, 최적화, 자동화 과정에서 활용될 수 있습니다.
2. 프로세스 실행
프로세스 실행은 BPM에서 중요한 단계로, 실행 엔진 또는 워크플로우 엔진을 활용하여 프로세스를 실행하는 과정을 의미합니다. 이 엔진은 프로세스에 따라 작업을 자동으로 할당하고, 작업의 진행 상황을 모니터링하며, 예외 상황을 처리하고, 다음 단계로의 전이를 관리하는 역할을 수행하며 실행 엔진은 프로세스의 정의에 따라 작업을 할당합니다.프로세스의 각 단계 또는 태스크를 수행할 수 있는 적절한 사람 또는 시스템에게 작업이 자동으로 배정되고, 작업 할당은 조직의 역할과 권한, 우선순위, 가용성 등을 고려하여 이루어집니다.
실행 엔진은 작업의 진행 상황을 실시간으로 모니터링하여 프로세스 참여자와 관리자는 현재 진행 중인 작업의 상태를 파악하고 필요한 조치를 취할 수 있는데 모니터링은 일반적으로 대시보드 또는 작업 목록을 통해 시각적으로 제공됩니다.
그리고 예외 상황은 실행 엔진이 처리해야 할 중요한 부분입니다. 예를 들어, 작업의 지연, 오류 발생, 결재 반려 등과 같은 예외 상황이 발생할 수 있는데 실행 엔진은 이러한 예외를 감지하고 적절한 조치를 취하여 프로세스의 원활한 진행을 보장하게 됩니다. 예외 처리는 자동화된 규칙 또는 사용자의 개입에 따라 이루어질 수 있습니다.
마지막으로 실행 엔진은 프로세스의 다음 단계로의 전이를 관리합니다. 즉, 이전 단계가 완료되면 다음 단계로 자동으로 이동하도록 제어하는데 이를 통해 프로세스의 흐름이 원활하게 유지되며 참여자들은 다음 작업에 대한 알림을 받고 진행할 수 있습니다.
3. 프로세스 모니터링
프로세스 모니터링은 실행 중인 프로세스의 상태를 실시간으로 추적하고 분석하여 조직에 유용한 정보를 제공하는 것을 말하는데 이를 통해 조직은 프로세스의 진행 상황과 성능 지표를 측정할 수 있습니다.
프로세스 모니터링은 실시간으로 프로세스의 상태를 확인하는 기능을 제공하는데 이는 프로세스가 진행되는 동안 어떤 작업이 수행되고 있는지, 각 단계에서 어떤 리소스가 사용되고 있는지, 현재까지 완료된 작업의 비율 등을 실시간으로 파악 가능하게 해, 조직이 프로세스의 진행 상황을 모니터링 및 관리할 수 있도록 해줍니다.
또한 프로세스 모니터링은 성능 지표를 측정하는 데에도 도움을 주는데, 예를 들어 프로세스의 처리 시간, 작업 완료까지 걸리는 시간, 각 단계의 수행 시간 등을 측정하여 프로세스의 효율성을 평가할 수 있습니다. 이를 통해 조직은 프로세스의 병목 현상이나 비효율성을 식별하고 개선할 수 있습니다.
4. 프로세스 최적화
프로세스 최적화는 프로세스 분석과 개선을 통해 조직의 효율성을 향상시킵니다. BPM은 데이터와 성능 지표를 분석하여 프로세스에서 발생하는 병목 현상을 식별하고, 작업 흐름을 개선하며, 자동화와 자동화 기술을 도입하여 프로세스를 최적화하는데 도움을 줍니다.
프로세스 최적화를 위해 BPM은 데이터와 성능 지표를 분석하는데 이를 통해 조직은 프로세스 실행 중에 발생하는 병목 현상, 지연, 비효율성 등을 식별할 수 있습니다. 예를 들어, 작업이 너무 오래 걸리는 단계나 자주 발생하는 작업 중단, 리소스 부족 등을 식별하여 문제를 해결하고 프로세스의 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
또한 BPM은 작업 흐름을 개선하는 데에도 도움을 줍니다. 프로세스의 각 단계와 작업을 분석하여 최적화할 수 있는 방안을 찾고, 중복 작업을 줄이거나 작업의 순서를 재조정함으로써 프로세스의 흐름을 개선할 수 있는데, 이는 작업의 효율성을 향상시키고 시간과 비용을 절감할 수 있도록 해줍니다.
BPM은 자동화와 자동화 기술을 도입하여 프로세스를 효율적으로 실행할 수 있도록 지원하는데 반복적이고 규칙적인 작업을 자동화하거나 인공지능 기술을 활용하여 의사 결정을 자동화함으로써 인력을 절감하고 오류 가능성을 줄일 수 있습니다. 조직은 프로세스를 보다 효율적으로 실행할 수 있고 업무 처리 속도와 정확성을 향상시킬 수 있습니다.
